Çalışan Onboarding Süreci Nedir?

Çalışan onboarding, yeni işe alınan bir çalışanın kurum içindeki uyum sürecini ve entegrasyonunu sağlayan bir süreçtir. Temel amacı, yeni çalışanın şirket kültürünü, iş süreçlerini, beklentileri ve işyerinin genel işleyişini anlamasına yardımcı olmak ve hızlı bir şekilde verimli olmasını sağlamaktır.

Çalışan Onboarding Süreci

• Hoş Geldiniz ve Tanışma: Yeni çalışanın işe başlamasıyla birlikte, kurumun belirlediği bir yetkili tarafından karşılanır. İlk gününde, işe alınan kişiye kurumun genel bilgileri ve işyeri politikaları hakkında kısa bir tanıtım yapılır.
• Kurum Tanıtımı: Yeni çalışana, şirketin tarihçesi, misyonu, vizyonu, değerleri, organizasyon yapısı, departmanlar ve ekipler hakkında genel bir tanıtım yapılır.
• İş Tanıtımı ve Eğitim: Yeni çalışan, işi ve sorumlulukları hakkında detaylı bir eğitim alır. İşyerinin kullandığı araçlar, yazılımlar, iş süreçleri ve diğer önemli bilgiler aktarılır.
• Departman ve Ekip Tanıtımı: Yeni çalışan, çalışacağı departman ve ekibin diğer üyeleriyle tanıştırılır. Ekip üyeleri, yeni çalışana iş hakkında bilgi verir ve işbirliği için destek sağlarlar.
• Performans Beklentileri ve Hedeflerin Belirlenmesi: Yeni çalışanın performans beklentileri ve işyerindeki hedefleri belirlenir. Performans değerlendirmesi ve geri bildirim süreçleri hakkında bilgi verilir.
• Kültürel Uyum: Yeni çalışan, işyerinin kültürü ve değerleri hakkında bilgilendirilir. Şirketin çalışma prensipleri, kuralları ve sosyal normları anlatılır.
• Sosyal Entegrasyon: Yeni çalışan, iş arkadaşlarıyla sosyal etkinliklerde bir araya gelerek kurum içi ilişkiler kurar. Çalışma ortamına daha çabuk uyum sağlaması ve işyerindeki ilişkilerini geliştirmesi teşvik edilir.

Çalışan onboarding süreci, işe yeni başlayan kişinin motivasyonunu ve bağlılığını artırırken, şirket içi verimliliği de artırmaya yardımcı olur. Ayrıca, çalışanın hızlı bir şekilde şirket kültürüne uyum sağlamasına ve işe başlamadan önce verimli bir şekilde çalışmaya başlamasına olanak tanır.

Etkin Bir Onboarding Sürecinin Faydaları

Şirketinizin kapsamlı ve etkili bir onboarding sürecinin olmasının çok sayıda faydası vardır. Etkili bir onboarding sürecinin faydaları şu şekilde sıralanabilir:

• Çalışan elde tutma oranını artırır
• İş memnuniyetini artırır
• Üretkenliği artırır
• Şirket kültürünün daha iyi anlaşılmasını sağlar
• Rol beklentilerinin daha iyi anlaşılmasını sağlar
• Ekip dinamiklerini geliştirir

Onboarding, şirketinize yeni katılanların şirketinizin nasıl çalıştığına ve çalışanlarına nasıl davrandığına dair ilk intibayı edindikleri ilk aşamadır. Sorunsuz, eksiksiz ve dostane bir işe alım sürecine sahip bir şirket, yüksek kaliteli çalışanları çekmek ve elde tutmak, şirket hedefleriyle uyumlu bir performans için teşvik etmek ve yeni bir çalışanı mevcut teknolojik ve sosyal altyapıya başarılı bir şekilde alıştırmak konusunda iyi bir etkiye sahiptir.

Etkili Bir Onboarding Süreci İçin Fikirler

Şirketinizin ihtiyaçlarına yönelik bir işe alım süreci oluşturmanıza yardımcı olabilecek aşağıdaki adımları inceleyebilirsiniz:

• İK Yazılımı Kullanmak: İşe alım manuel olarak yapılabileceği gibi adımları otomatikleştiren ve önemli unsurları tek bir merkezde yoğunlaştıran işe alım yazılımlarını kullanmak daha kolay ve profesyonel sonuçlar sağlamaktadır. Böylece İK personelinin iş yükünü azaltabilir ve yeni çalışanlar için ilgi çekici bir deneyim sağlanabilir.
• Onboarding Süresi: Çalışanın oryantasyonunun ne kadar süreceği önceden belirlenmelidir. Oryantasyonun ardından çalışanın rolünü ve bu rolü en az yardımla nasıl yerine getireceğini net bir şekilde kavraması önemlidir. Günümüzde sağlıklı bir onboarding süreci ilk oryantasyondan sonra sona ermez ve belli bir zamana yayılır. Genellikle yeni bir çalışanın onboarding süreci en az altı ay sürmeli ve ideal olarak ilk yıl boyunca devam etmelidir. Çalışanın performansına ilişkin takip ve ilerlemesinin sürekli olarak değerlendirilmesi önemlidir.
• Onboarding’in Yapılandırılması: Yeni çalışanın iş teklifinin kabul etmesi ile işe başlama tarihi arasında bir zaman vardır. Doğru planlama ile bu zaman evrak işlerini tamamlamak için harcanabilir. Birinci günden önce tamamlanması gereken evrak ve görevlerin belirli bir listesini çalışanla paylaşıp bunları kullandığınız İK otomasyonuna yüklemesini isteyebilirsiniz.Çalışanın ilk günü için planladığınız akışı onboarding’den öncesinde paylaştığınızdan emin olun. Tarih, saat, konum ve iletişim bilgilerinin yanı sıra şirketinizin standart bir kıyafet kuralı varsa yeni çalışanın iyi hissetmesi için nasıl giyineceğine ilişkin talimatları içeren kısa bir e-posta paylaşın. Diğer yandan çalışanın katılacağı ekibi çalışanın işe başlayacağı gün konusunda önceden bilgilendirmek iyi bir fikirdir. Mevcut çalışanlara onlara yeni ekip üyelerinin rolü ve işe alımıyla ilgili önceden bilgi vermek yararlı olacaktır.
• Birinci Gün: Yeni ekip üyesi ne kadar iyi hazırlanmış olursa olsun, ilk gün heyecan yaşayacağı kesindir. Bu nedenle, yeni fiziksel ve sosyal çevrelerine uyum sağlamalarını kolaylaştırmakta onlara yardımcı olabilirsiniz.Yeni çalışanın ilk gününü biraz esnek ve eğlenceli kılmak kolay adapte olmasını sağlar. Bir anda onlarca sayfa PowerPoint sunumlarına dalmak veya resmi belgelerini doldurmak zorunda kalmak dışında planlarınız olsun. Tamamlanması gereken ek evrak işi varsa, önceden hazırlanmalı ve mümkün olduğunca kısa sürede tamamlanmalıdır. Çalışan el kitabı, şirket politika ve prosedürleri, teknolojiye ilişkin beklentileri ve buna benzer içerikler, incelemesi için çalışana bir hoş geldin paketi şeklinde verilebilir. Bu paket aynı zamanda oryantasyon programını ve oryantasyon kontrol listesini de içerebilir, böylece önümüzdeki haftalarda ne ile karşılaşacaklarını bilebilirler. Birinci gün, çalışana yeni çalışma alanını gezdirmeye, ona gerekli ekipmanı ve erişim şifrelerini sağlamaya odaklanın. Onları ekipleri ve yöneticileriyle tanıştırın, gezdirin, masalarını/çalışma alanlarını kurmalarına yardımcı olun ve soruları olup olmadığını sorun. Yeni çalışanınızın mevcut çalışanlarınızla entegrasyonunu kolaylaştırmak, işbirlikçi ve destekleyici bir ekip oluşturmak için önemli bir katkı sağlayacaktır.
• Rol Tanımı, Hedef Belirleme, Performans Göstergeleri ve Çalışma Kültürü: İlk hafta iş tanımlarını, beklentileri, performans hedeflerini, takip edilen metrikleri ve işyeri kültürünü yeni çalışanınıza aktarmanız önemlidir. Bunu yapmak onlara yaptıkları konusunda netlik ve güven sağlayacak, kafa karışıklığını ve stresi en aza indirecektir.İş beklentileri açık ve net olmalı ve yazılı hale getirilmelidir. Çalışanlara rollerini açıklama ve soru sorma fırsatı verilmelidir. Hedefler SMART (Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, Gerçekçi ve Zamana Bağlı) olmalı ve çalışanlar bunların nasıl ve ne zaman değerlendirileceğini bilmelidir. İşyeri kültürü açıklanmalı ancak aynı zamanda diğer çalışanların davranışlarına da yansıtılmalıdır. İstihdamın ilk birkaç gününde bu beklentileri açıkça ortaya koymak, çalışanlara şirketinizin açık, dürüst olduğunu ve neyi temsil ettiğini bildiğini gösterir.
• Düzenli Check-in’ler: Yeni çalışanınızla ne sıklıkta buluşacağınıza karar vermek ve bu planı takip etmek, çok yönlü bir işe alım sürecinin önemli bir bileşenidir. Yeni çalışanlara sürekli geri bildirim ve destek verilmesi kritik öneme sahiptir ve tüm işe alım programlarına dahil edilmelidir.Performansı ölçmek için önceden belirlenmiş, izlenebilir ölçümleri kullanabilir ve yeni işe alınan kişilerle ilerlemelerini tartışmak ve soru ve endişelerine yanıt vermek için düzenli olarak bire bir toplantılar planlayabilirsiniz. Bu size o çalışanın ne durumda olduğuna ve gelecekte nasıl performans göstermelerini bekleyebileceğinize dair değerli bilgiler sağlayabilir. İlk yıl boyunca sürekli destek ve geri bildirim, yeni çalışanların işte kalma oranını ve iş tatminini artırmaya da yardımcı olabilir. Yöneticilerinin kendilerinin refahını önemsediğini ve büyümelerine yatırım yaptığını hisseden çalışanların üretken olma ve şirkette kalma olasılıkları daha yüksektir.
• İyileştirmeler Yapın: Her işe alım planı mükemmel olmayacaktır, özellikle de bu şirketinizin ilk işe alım deneyimiyse veya yeni bir süreç veya yazılım deniyorsanız. Neyin işe yarayıp neyin yaramadığını takip edin ve stratejinizi buna göre değiştirin. Kuruluşunuz için en iyi olanı yapın ve tüm tarafların yararına olacak değişiklikler yapmaktan korkmayın.